Podejście procesowe w ISO-9000 - cz.II

Zarządzanie procesem - model PDCA

Po omówieniu identyfikacji procesów w pierwszej części artykułu, czas przedstawić samo zarządzanie procesem. Do tego celu możemy wykorzystać model PDCA zwany także kołem Deminga. W modelu tym możemy wyróżnić 4 etapy, pokazane na poniższym rysunku:

Planowanie procesu - (PLAN)

Właściwe zaplanowanie procesu jest pierwszym elementem cyklu PDCA . Na tym etapie określamy co i kiedy mamy osiągnąć oraz za pomocą jakich zasobów. W zależności od tego jaki to jest proces stosuje się różne metody planowania. Na tym etapie należy zwracać uwagę na:

• Wymagania klientów (zewnętrznych i wewnętrznych)
• Ustalenie działań niezbędnych do realizacji planu / celu procesu
• Ustalenie zasad monitorowania wyników pozwalających na analizę i doskonalenie procesu
• Ustalenie zapisów niezbędnych do potwierdzenia zgodności procesu / wyrobu z wymogami klienta, norm i przepisów prawnych
• Dostępność zasobów (ludzie, maszyny, infrastruktura, finanse itp.)
• Potencjalne zagrożenia (zalecam przeprowadzenie analizy ryzyka)

Wykonanie zaplanowanych czynności - (DO)

W tym etapie realizujemy uprzednio zaplanowane działania, wykorzystując dostępne zasoby. Podczas realizacji tych czynności gromadzone są informacje o funkcjonowaniu procesu. Posłużą one do późniejszego sprawdzenia czy zaplanowane wyniki są osiągane.

Sprawdzenie - (CHECK)

Po wykonaniu zaplanowanych czynności sprawdzamy czy osiągnięty wynik jest zgodny z uprzednio zaplanowanym. Do tego celu w danym procesie powinny być opracowane metody pomiaru parametrów procesu. Tam gdzie to możliwe zaleca się stosowanie technik statystycznych.

Parametry procesu powinny także wynikać z celu procesu. Przykładowo jeżeli cel procesu brzmi: "Terminowa produkcja wyrobu o wysokiej jakości przy jednoczesnej minimalizacji kosztów wytwarzania" to możemy monitorować: terminowość produkcji, jakość (np. poziom strat) i koszty wytwarzania (wykorzystane zasoby i koszty jakości).

Etap sprawdzenia pozwala na ocenę skuteczności oraz jeżeli to możliwe także efektywności procesu.

Z analizy procesu zalecam przygotowanie krótkiego raportu dla kierownictwa. W tym raporcie można zawrzeć takie informacje jak:

• Cele i zadania
• Wskaźniki procesu (mierzone parametry procesu)
• Stopień wykorzystania zasobów
• Podjęte lub planowane działania korygujące lub zapobiegawcze