ISO 9001 - Dokumentacja systemu

Wstęp

Standard ISO 9001:2000 określa minimalne wymagania co do dokumentacji systemu zarządzania jakością. Jest ona niezbędna do właściwego funkcjonowania systemu oraz jego doskonalenia.

Hierarchia dokumentów jaką stosuje się w systemie zarządzania jakością może być przedstawiona za pomocą poniższego rysunku:

Polityka jakości [5.3]

Polityka jakości jest nadrzędnym dokumentem, w którym kierownictwo organizacji określa swoje zasady i ramy dla całego systemu zarządzania jakością. Polityka jakości powinna:

1. Być spójna z celem istnienia organizacji (spójna z wizją i strategią organizacji, ukierunkowana na spełnianie wymagań klienta dzięki któremu organizacja istnieje, wspierająca rozwój pracowników itp.)
2. Zawierać zobowiązanie do zapewnienia zgodności z normą i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością.
3. Zawierać takie deklaracje i zobowiązania, które będą podstawą do opracowania celów dotyczących jakości.

Po opracowaniu polityki jakości należy:

1. Zakomunikować ją całemu personelowi. Przykładowo poprzez umieszczenie jej w kilku miejscach, gdzie przebywają pracownicy oraz jeżeli jest stosowany intranet poprzez zamieszczenie jej w sieci komputerowej.
2. Regularnie sprawdzać jej aktualność i przydatność dla organizacji - podczas przeglądu zarządzania.

Cele dotyczące jakości [5.4.1]

Cele dotyczące jakości określa kierownictwo dla poszczególnych szczebli w organizacji. Cele te określają do czego ma dążyć organizacja. Podczas opracowania celów należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

1. Polityka jakości stanowi "ramy" dla wyznaczania celów, więc cele powinny być spójne z tą polityką ("wspierać" to co w niej zadeklarowano).
2. Cele powinny być mierzalne - po to aby można było je skutecznie przeglądać i oceniać w jakim stopni są spełniane.
3. Cele powinny prowadzić do doskonalenia organizacji (doskonalenie jest jednym z wymaganych elementów polityki jakości).

Zaleca się aby cele dotyczące jakości były jasno komunikowane na odpowiednich szczeblach w organizacji. Oczywiście cele dotyczące jakości (jak każdy inny dokument) podlegają przeglądowi i jeżeli wymagane także aktualizacji, więc najlepiej to realizować podczas przeglądu zarządzania.

Księga jakości [4.2.2]

Księga jakości jest to dokument opisujący system zarządzania jakością zaimplementowany w danej organizacji. Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby organizacja opracowała księgę jakości, która musi zawierać minimum:

1. Zakres systemu zarządzania.
2. Ewentualne wyłączenia (wraz z uzasadnieniem).
3. Mapę procesów.
4. Udokumentowane procedury wymagane przez normę ISO 9001:2000 lub odniesienie się do tych procedur jako zewnętrznych dokumentów.

Z racji, że księga jakości jest dokumentem, który udostępnia się innym organizacjom często w niej umieszcza się inne dodatkowe informacje, takie jak:

1. Historia organizacji.
2. Struktura organizacyjna (schemat organizacyjny).
3. Opis systemu zarządzania. Można tu zastosować strukturę normy lub kolejno opisać poszczególne zidentyfikowane procesy (cele, metody monitorowania itp.).
4. Stosowane terminy i definicje.
5. Historia zmian (rejestr zmian wprowadzonych w księdze).

Często zamieszcza się także politykę jakości i cele dotyczące jakości (cele strategiczne), co znakomicie upraszcza nadzorowanie tych dokumentów.

Procedury i instrukcje